邮件合并功能可批量生成个性化文档，需准备主文档与规范数据源，通过向导连接、插入合并域、预览调整后完成输出。
如果您需要在Word中批量生成个性化文档，例如邀请函或工资条，邮件合并功能可以将主文档与数据源自动关联并生成多个独立文档。以下是具体操作步骤：
一、准备主文档和数据源
主文档是包含固定内容和可变字段的Word文件，数据源是存储收件人信息（如姓名、职位、金额等）的Excel表格或Access数据库。两者需结构清晰、字段命名规范，确保后续字段映射准确。
1、新建一个Word文档，输入邀请函通用内容，例如“尊敬的«姓名»先生/女士：”；
2、在Excel中创建数据表，首行为列标题（如“姓名”“部门”“工资总额”），每行对应一位收件人；
3、保存Excel文件，确认无合并单元格、空标题行或特殊字符。
二、启动邮件合并向导
Word内置的邮件合并向导可引导用户完成主文档设置、数据源连接及字段插入，避免手动配置错误。
1、在Word中点击【邮件】选项卡，选择“开始邮件合并” → “信函”；
2、点击“选择收件人” → “使用现有列表”，浏览并选中已准备好的Excel文件；
3、在弹出窗口中勾选对应的工作表（如Sheet1），点击“确定”完成数据源绑定。
三、插入合并域字段
合并域是主文档中动态替换数据源内容的位置标记，插入后显示为类似«姓名»的格式，实际生成时将被真实值替代。
1、将光标定位到需插入变量的位置（如称谓后）；
2、点击【邮件】选项卡中的“插入合并域”，从下拉列表中选择“姓名”；
3、依次插入其他字段，如在“部门：«部门»”“实发工资：«工资总额»元”中分别插入对应列名；
4、检查所有«»符号是否成对出现，且字段名与Excel列标题完全一致（区分大小写）。
四、预览与调整格式
预览功能可即时查看各条记录生成效果，便于发现字段错位、换行异常或格式丢失等问题，及时修正主文档布局。
1、点击“预览结果”按钮，使用左右箭头切换不同记录；
2、若某条记录中姓名过长导致换行混乱，返回主文档调整段落缩进或字体大小；
3、如工资数字未保留两位小数，可在Excel中将“工资总额”列设置为数值格式，并重新链接数据源。
五、完成合并输出
根据用途选择输出方式：直接打印可跳过保存步骤；生成独立文档则便于分发、归档或二次编辑。
1、点击“完成并合并” → “编辑单个文档”；
2、在弹出窗口中选择“全部”，点击“确定”，Word自动生成含全部记录的新文档；
3、新文档中每份邀请函或工资条之间以分节符隔开，可另存为PDF或逐页另存为单独文件。
